Üsküdar Üniversitesi'nin kurumsal hafızası FTS'de oluşturuluyor

Röportaj: Dr. Öğr. Üyesi Aylin Tutgun Ünal

Fotoğraf: Merve Şişman

Üsküdar Üniversitesi’nde Yazılım Mühendisliği Bölüm Başkanı Doç. Dr. Türker Tekin Ergüzel'in üniversitenin yazılım ekibinden Hakan Özdemir ve Engin Bayır'la birlikte geliştirdikleri Faaliyet Takip Sistemi (FTS), Türkiye'de alanında bir ilk olma özelliği taşıyor. Bu sistemin niçin ve nasıl geliştirildiğini, ne işe yaradığını anlamak için, İletişim Fakültesi Yeni Medya ve Gazetecilik Bölümü Dr. Öğr. Üyesi Aylin Tutgun Ünal Doç. Dr. Türker Tekin Ergüzel'le bir röportaj gerçekleştirdi.

Faaliyet Takip Sistemi (FTS) adı nereden çıktı ve amacı nedir?

FTS sistemini, öğretim üyelerinin akademik faaliyetler, idari faaliyetler ve eğitim-öğretim Faaliyetleri olmak üzere üç başlık altındaki faaliyetlerini bir araya getiren kurumsal hafıza olarak tanımlayabiliriz. Başlangıç amacımız, akademisyenlerin zaman kaybı yaşamadan yaptıkları işleri sisteme girerek kendilerine bir özgeçmiş hazırlamaları ve bu profillerini genişleterek daha çok faaliyet yapmalarıdır. Ayrıca, üniversite, fakülte ve bölüm karşılaştırmalı performans analizi yaparak bunu göstermek ve tanıtmak da FTS ekibi için önemli.

Türkiye’de bir akademisyenin bu kadar çeşitli faaliyet takibini yapabileceği ve bu kadar çok sistem ile entegre olarak çalışabilen başka bir sistem var mı? Diğer üniversitelerde de bu sistem uygulanabilir mi? Sistem taşınabilirliğe uygun mu? Hedefiniz nedir?

FTS Türkiye’de bir ilk olmakla beraber, sistemi geliştirmek adına sürekli çalışmalar yapıyoruz. Bu sistemin düzenlenmesi, yapılması, oluşturulması ve güncelliğini yitirmeden aktif olarak görünmesi çok önemli. Akademisyenin zaman yönetimi oldukça önemli ve zamandan kazanç sağlayan bu sistem oldukça pratik. Akademisyen birkaç sistemi ayrı ayrı açıp kendisiyle alakalı bilgileri kontrol etmek yerine tek bir sistemde her şeyin kaydedilebilir olması zihinsel meşguliyeti de minimum seviyeye indiriyor. Ülkemizde diğer üniversitelerde bu derece detaylı herhangi bir platform söz konusu değil. Ancak her üniversitenin farklı sistemleri var. Biz bu FTS sistemini YÖK’e sunmayı hedefliyoruz. Taşınabilirliği konusunda belli çalışmalar yapılabilir. Biz sistemimizi en iyi şekilde hatasız ve teknik kusur olmaksızın yönetmeye, çalışmalar yapmaya devam edeceğiz.

FTS ekibi ne şekilde çalışıyor?

Yazılım departmanından Engin Bey ve Hakan Bey’in katkıları olmasaydı FTS bugüne gelemezdi. YÖK denetlemelerinde bizden spesifik şeyler istiyorlardı. Güncel veriyi toplayabilmemiz bizim için çok önemli ve bu şekilde ilerlemek makul olduğu için bu kurumsal hafıza ile işimiz kolaylaştı diyebiliriz.

FTS'ye teşvik başvuruları bölümü eklendiğini görüyoruz. Bu niçin konuldu? 

Teşvik konusunda önceki sistemde elektronik belge yönetim sistemimiz vardı. EBYS üzerinden akademisyenler teşvik başvuruları yapabiliyorlardı. Ama o hocanın sisteme girip girmediğini bilmiyoruz. Teşvik başvuru kısmına başvuruyor. Ama hocaların bu çalışmaları kurumsal hafızamız olan Faaliyet Takip Sistemimizde yok. Teşvike başvurmak için artık FTS’ye bunları önceden girmiş olmaları gerekiyor. Eskiden, teşvik başvurusu yapan akademisyen buraya da bu çalışmasını koymuş mu, bize aktarmış mı diyerek kontrol etmek zorunda kalıyorduk. Buna artık gerek kalmadı. FTS’ye giriyoruz ve FTS’de teşvike ekle diyoruz. Bir tane dosya üretiyor. Eskiden bir hafta süren bu zaman kaybını 1 günden az bir zamana kadar indirebildik. Maksimum 6-7 saat içerisinde her şeye bakılabiliyor. Zaman yönetimi açısından büyük bir kazanç sağladık diyebiliriz. Eskiden mevcut sistem dolayısıyla bilgilerini her yere eklemesi, YÖK’e vesaire başka platformlara eklemesi ve uğraşması gerekiyordu. Şimdi yeni sistemimizle bunu kolaylaştırdık diyebiliriz.

FTS ne için kullanılıyor?

FTS sistemi, öğretim üyelerinin, YÖKSİS başta olmak üzere akademik mecralardaki verilerini üniversite web sayfasında toplayarak güncel, gelişmiş ve standart bir özgeçmiş arayüzü oluşturuyor. Öğretim üyelerin akademik gelişimlerini, kendileri ve diğer öğretim elemanları ile karşılaştırmalı olarak değerlendirmesini yapabiliyor. Akademik faaliyetleri pek çok metrik ile değerlendiren mecraları bir araya topluyor ve objektif analizini yapıyor. Üniversitenin tüm akademik çalışmalarının web tabanlı ve standart bir formatta paylaşılmasını sağlıyor. Öğretim elemanlarının akademik, idari ve eğitim öğretim faaliyetlerindeki performanslarını objektif biçimde ölçüyor ve karşılaştırıyor. Dış denetlemelerde talep edilen verilerin tek bir mecrada ve hızlıca filtrelenebileceği bir arayüz oluşturuyor.

FTS sistemi akademisyenlerin akademik çalışmalar yapmalarını teşvik ediyor mu? FTS’nin etkisini konu alan bir akademik çalışma yapıldı mı? Örneğin FTS’nin motivasyon ve başarıya etkisi, duygusal etkileri, bağımlılığı, zaman yönetimine etkileri gibi pek çok konuda nitel ve nicel araştırmalar yapılabilir. Siz ne düşünüyorsunuz?

Akademik çalışma açısından kayda değer bir makale olabilir. Bağımlılık konusunda belli anketler yapılabilir. FTS, kişinin kendi başarısını görerek, faaliyetlerini sürdürerek bilgilerini yanında götürme imkânı sağlıyor. Akademisyen herhangi bir yere cv hazırlanması söz konusu olduğunda word'de veya herhangi bir yerde hazırladığı bilgileri tekrar tekrar güncellemesi gerekmeden zaman yönetimini de otomatik olarak FTS üzerinden yapabiliyor. Yöneticilerin de akademik çalışma yapan öğretim üyelerinin çalışmalarını gördükçe, bu kişileri takdir etme yönünde etki yaptığını düşünüyorum.

Başlangıçta FTS için yola çıkarkenki motivasyon ve ruh haliniz ile sistemin geldiği noktadaki motivasyonunuz arasında fark var mı? Mutlu musunuz?

Biz ortaya bir iş ve ekip çalışması koyuyoruz ve bu yazılımımız, programımız birçok dalda işlev sahibi. Bu yapılan işin mali bir değeri de var. Biz çaba göstererek bu sistemi hazırladık. Çalışmalarımıza ve yeniliklerimize her zaman devam edeceğiz. Böyle bir iş çıkarıp insanları memnun etmek çok güç olabiliyor. İlk önce yaptığımız işi kendimiz beğenmeli ve o şekilde sunmalıyız. Biz de mutluyuz. Geri dönüşler olumlu olduğunda motivasyonumuz artıyor ve geçmişten günümüze bunun yapım aşamasında değerli insanlar da var. Sadece bir kişinin emeğiyle değil, takım çalışmasının güç birliği sayesinde bu şekilde motive olarak çalışmaları sürdürüyoruz.

Kullanıcı FTS'ye girdiğinde ne gibi durumlarla karşı karşıya gelebilir?

Sisteme giriş yaptıktan sonra karşılama dashboard ekranı geliyor. Bu ekranda öğretim elemanı, diğer bir ifade ile kullanıcı, faaliyet türlerine giriş yapabilir, bilgilerini güncelleyebilir, bilgilerim bölümünden akademik profil sayfalarına ulaşabilir, web formatlı cv oluşturabilir, tüm faaliyetlerinin yıllara göre puanlarını, aktif akademik yıla ait faaliyetlerini ve her bir kategorideki puanlarını görebilir. Her bir faaliyetin kategorisine ait puan tablosunu ve hesaplanma yöntemini görebilir.